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Die Kongressmaske

Abbildung:  Unbefüllte Kongressmaske

 

In der Maske Kongress wird der allgemeine Kongress angelegt, die komplette spätere Planung baut auf diese Daten auf. Hier kann eine Kongressnummer sowie ein Titel vergeben werden. Wenn alle Daten korrekt eingetragen sind kann der Datensatz gespeichert werden. Dafür muss einmal auf den Speichern Button geklickt werden.

 

 

 

Basisdaten Kongress

Abbildung:  Befüllte Kongressmaske

 

Kongressdaten

 

Veranstalter: Legt fest, wer Veranstalter ist (später, bei der Anlage von Artikeln wird festgelegt, in wessen Namen und für wessen Rechnung der Artikel gebucht wird, Veranstalter oder PCO. Das wiederum hat Auswirkungen auf den Rechnungsausdruck.)

In der Auswahl erscheinen nur Adressen, die zuvor als "Veranstalter" gekennzeichnet wurden. Die Angeben werden sowohl für Teilnehmerartikel (REG Teilnehmer), als auch für Ausstellerartikel (REG Aussteller) eingetragen (soweit vorhanden/notwendig).

PCO: Legt fest, wer PCO ist.

Tagungsstätte: Hier wird die Tagungsstätte eingetragen wo der Kongress statt finden wird.

Ansprechpartner: Hauptansprechpartner für alle Kongress relevanten Themen

Kongressbüro:  

Währung: An dieser Stelle wird die Währung bestimmt. Bei internationalen Kongressen kann eine Fremdwährung mit dem entsprechenden Umrechnungsfaktor eingetragen werden. Auf der Rechnung wird dann zusätzlich die steuerrelevanten Beträge in der Infowährung ausgedruckt

 

 

Belegkreise und -Nummern: Prefix und fortlaufende Nummern

 

Für jeden Kongress können unterschiedliche Rechnungsbelegkreise generiert werden. In den Feldern Teilnehmer, Aussteller und Vor Ort wird der Rechnungsprefix festgelegt (z.B. für Teilnehmer: TN + Jahr + Veranstaltungsnummer-). Dieser Prefix erscheint vor der fortlaufenden Nummer. Die fortlaufende Nummer erhöht sich bei jedem erzeugten Beleg (Rechnung) um einen Zählerpunkt. Damit ist ein steuerrechtlich einwandfreier Belegkreis gewährleistet.

 

Alternativ kann auch statt unterschiedlicher Belegkreise ein Belgkreis für Teilnehmer, Aussteller und Vor Ort-Rechnungen verwendet werden. Durch markieren der Felder Nutzung der TN-Rechnungsnr. wird diese Funktion aktiviert.

Warnung: Durch anklicken der Icons werden die die Belegkreise auf Null zurückgesetzt. Alle dazugehörigen Buchungen und Belege werden gelöscht! Diese Funktion dient der Bereinigung des Kongresses beispielsweise nach einem Training mit Hostessen vor Ort.

 

 

Gutschriften-Belegkreise und -Nummern: Prefix und fortlaufende Nummern

 

Analog zu den Belegkreisen für Rechnungen kann man auch bei den Gutschriften vorgehen.

 

 

 

 

Kontakte

 

Unter dem Reiter Kontakte befindet sich eine Kontaktliste. Hier können wichtige Personen (Tagungsleiter, Caterer, Sekretariat etc.) mit Kontaktdaten hinterlegt werden.

 

 

 

 

Allgemein

 

Abbildung:  Kongressmaske Reiter Allgemein

 

 

Der Reiter Allgemein stellt eine Reihe von Informationsfeldern zur Verfügung, die manuell eingefügt und aktualisiert werden können. Somit hat jeder Zugriff auf aktuelle Information:

 

Telefoncodes

Telefon Code Nr.: falls mit unterschiedlichen Telefon Codes gearbeitet wird

Programmanforderung: Anzahl der angeforderten Programme

Angemeldete Teilnehmer: Anzahl der Teilnehmer

Aussteller: Anzahl der Aussteller

 

Verantwortung

Wer ist verantwortlich für die Registrierung, den Kongress und das Anlegen des Kongresses?

 

Leistungsvolumen

Welche Teilnehmerzahlen und welche Ausstellungsfläche wird erwartet?